送迎会の幹事になったら案内や挨拶、
プレゼント選びはどうする?

別れがあれば出会いあり。歓送迎会のシーズンがやって来ましたね。「もちろん全員参加でやるべきでしょう」、という上司に「そんなに付き合いなんてないんだから面倒だしやらなくていいでしょ」とう若者。あなたが幹事になったらどうやってまとめますか?
送り出す方も、送り出してもらう方も、お互いが気持ちよく過ごせるための時間のヒントを見つけてもらえれば幸いです。

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送迎会の幹事になったら案内はどうやってする?

送迎会(歓迎会も同様ですが)のお知らせをする方法は、案内状を一人ひとりに手渡したり、メールで送ったりといくつかの連絡手段がありますが、基本的には案内状の中身は同じです。
案内状を作成する前の段取りとしては、

1. 日付の確定

当然退職される方が全員出席でき、かつできるだけ多くの参加者が募れる日を選びます。

2. 店選び

ぐるなびやホットペッパーで店を探します。写真や評価が載っているのでお店の雰囲気は分かると思いますが、気になる人は実際にお店に直接足を運んでもいいでしょう。

3. 予約
送別会の時期はみな重なるので、できるだけ早く予約しましょう。人が多ければ多いほど早くしないと席が取れません。
日付、開始時間、合計人数、代表者の名前、コース料理にするか、などを伝えなければいけないので、それらの情報をそれまでにリサーチして おきましょう。合計人数はだいたいでOK。はっきり決まってから再度連絡をすればまず問題ありません。

ここまでできたら案内状を作ってみましょう。

<例>

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平成○年○月○日

△△部 各位

回覧(全員に宛てたものでない場合やメールで知らせる場合は不要)

幹事:××課
  世話焼き太郎

送迎会のご案内

毎日お仕事お疲れ様です。
さて、このたび、田中一郎部長がめでたく定年を迎えられ、◯月◯日をもちまして退職されます。

つきましては、田中部長のこれまでのご功労に敬意を表し、感謝申し上げる送迎会をとり行います。

皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。

出欠につきましては、別紙に書き込んで頂き、課内で回覧の上、課ごとにまとめて◯月◯日までに幹事あてご提出ください。ご協力よろしくお願い申し上げます。

(メールの場合:
出欠につきましては、○月○日までに幹事あてにご返信くださいますよう、ご協力お願いいたします。)

・ 日時:◯◯月◯◯日(◯曜日) ◯◯時~
・ 場所:うまい屋
 (電話 00-0000-0000) 下記地図参照
・ 会費: 男性:□,□□□円
     女性:□,□□□円
  (会費は男女同額でもOK)

地図

なお、会費は後日集金します。よろしくお願いいたします。

幹事 世話好き太郎 (内線:0000)

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案内としては上記のように進めていけばまず問題ありませんが、より失敗しないための注意点として

・過去の歓送迎会をリサーチ
先輩に過去にはどんなお店を選んだのか聞いてみましょう。口うるさい人がいるならあえてその人に相談するもの後になって色々言われることがないのでいいかもしれません。
日程は、社内なのですから上司に相談しましょう。忙しさや、上司の都合も含めて、いくつか候補をあげてくれるかもしれません。

・価格について
あくまでも参考価格ですが、飲み放題込みでの価格は会費設定が5000円を越えると不平不満が個々噴出します。(特におこづかい制の方などから)妥当なラインは3000円でこれだと会費徴収も楽です。

・会費は前払い
事前に徴収することをおすすめします。後払いは赤字覚悟ですよ。 また、会費合計額は支払予定額の多少額を越えている方が無難です。

・席順
役員から部課長までは席順を決めておきましょう。社員番号順など何でもいいので適当な理由を付けて、当日「こっちに座ってください」をイメージして、序盤から滞りなく進められるようにしましょう。でないと席選びでシラケてしまうことも。

・二次会
細かく考えておく必要はまったくありませんが、想像以上に盛り上がって二次会へ繰り越すことを想定し、お店ぐらいは候補を調べておくと良いでしょう。そうなったときは出世するかもしれません(笑)

当日は、昼くらいに、メンバーにご挨拶&確認メールを送るとよりスムーズです。現地への到着は、もちろん幹事が一番最初です。終電やバスの時刻など、できるだけ下調べして帰りがグズつかないようにするものデキる幹事です!バスを使う場合は助っ人がいるといいですね。送迎バスに乗って、最後に点呼して出発してもらう必要があります。
一人ですべてやろうとすると胃が痛くなるので、同僚等にリサーチも兼ねて巻き込むのも賢い手です。
余談ですが、支払いは自分のカード払いにすると、ポイントを稼ぐことができるのでおすすめです。カード払いだと会計がスムーズに進みますし、少々の赤字でも、自腹をきって誤魔化せます(笑)

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送迎会の幹事、スマートに挨拶したい!

送迎会の主な流れとしては、
「開会宣言→上司の挨拶→乾杯→食事→離任者挨拶+記念品贈呈→終わり(締め)の挨拶→閉会宣言」
このようになるのが一般的でしょう。
幹事は目立たず、司会進行ぐらいのポジションです。はじめの挨拶(開会宣言)は無難に「本日はお集まり戴き有難うございます。皆様お待たせいたしました。ただ今から○○部長(さん)の送迎会をはじめます」でOKです。
その後の上司の挨拶は、会の中で一番役職が上の方にお願いします。もちろん当日ではなく、送迎会がとり行われると決まったらすぐにお願いしておくべきです。主賓のエピソードを少し交えて2~3分が望ましいです。離任者に記念品を渡すことも併せてお願いしておと良いですね。
稀かもしれませんが、「寸志」を頂いている場合はこの挨拶のタイミングで紹介しましょう。「○○部長、ありがとうございました。○○部長よりご厚志(絶対に寸志とは言わない)を頂戴しておりますので、皆様にご報告致します」でOK。
続けて乾杯にうつりますが、乾杯は、会の中で3番目に偉い方にとり行っていただきます。同じ役職の方が複数いる場合は一番年上の方にお願いしましょう。こちらももちろん事前にお願いしておくべきです。食事と歓談で盛り上がり、様子を見て離任者の挨拶にうつりましょう。挨拶をしていただく5分前には「○分からご挨拶を頂戴する予定ですのでよろしくお願いします。ご挨拶の後、記念品授与がありますのでその場にお残りください」と一言声をかけておきましょう。挨拶をしていただく際は、「大変お待たせいたしました。それではこれより職場からお送りする方からのご挨拶をいただきます。○○支店長です。(転勤の場合は「○○支店長は、△△支店に転勤されます。」と添えると◎)お願いします。」
挨拶をいただいたら記念品の贈呈です。最初に挨拶をいただいた役職の高い方にしていただきましょう。「○○部長、前までお願いします。」部長と離任者が前で並んだら、「ただいまより、お送りする方に、記念品を贈呈致します。○○支店長、前へお進みください。」並び直されてから、「これをもちまして、記念品の贈呈を終わります。支店長ありがとうございました」でスマートに運びます。
その後、引き続き食事と歓談を楽しんだ後は締めの挨拶です。こちらは会の中で2番目に役職が上の方にお願いしておきましょう。このときも、遅くとも5分前には一言声をかけておくと良いですね。「宴もたけなわではございますが、お時間がまいりましたので、締めの挨拶を○○部長にお願いしたいと思います。○○部長よろしくお願いします。」
締めの挨拶が済んだら、いよいよ閉会宣言です。「本日はお忙しい中をお集りいただきましてまことにありがとうございました。それでは、この辺で歓送迎会をお開きにさせて頂きたいと思います。皆様、お忘れ物などありませんように」ここでやっと一息です。
その後、スマートに会計を済ませ、最寄りの電車についてや、二次会の案内をしましょう。笑顔で皆を見送ったらパーフェクトです。

送迎会の幹事になった!プレゼント選びは?

送迎品の予算はそんなに多く見積もることは少ないでしょう。プレゼントを贈るということに対して否定的な人もいるはずです。単にケチな人、退社される人のことを良く思っていない人、辞め方に不満のある人・・・そういったことを想定して誰でも資金を出しやすい額で決めるとなると、一人500円や1000円程度が無難です。また、資金をすべての人から回収してから送迎品を選んで購入しましょう。(役職の人や、付き合いの深い人で予算より多めに出す人もいて、そうなると選ぶ品も変わってきます)資金を徴収する際に、どのような品が良いか意見を聞くようにして参考にするといいですよ。後々文句を言われないための予防策でもあります。

送迎品はあれこれ悩んで考えずに、単純に探してみましょう。「その人に合ったもの」を考えると好みをはっきりリサーチしていないと難しいですので、「自分がもらって嬉しいもの」を考えると良いでしょう。ただし以下の点には注意です。
割れ物、持ち帰りに苦労するような大きなもの、こだわりがあるもの、高価すぎるもの、これらのものは受け取っても嬉しい反面困ってしまったり、気を遣わせてしまうことになりかねません。
定番は名入れのお酒、ボールペンなどですが、旅行券やグルメギフトもかさ張らないし、好みで使ってもらえるので基本的には喜んでもらえます。皆からの寄せ書きも一緒に渡すと一層喜んでもらえるでしょう。寄せ書きには商品にはない価値があり、共通の記憶をたどるきっかけになるかもしれません。是非一緒に渡しましょう。

送迎品を購入したおつりは、全員に平等に返せるのが理想ですが、なかなかそうはいかないもの。そんな時は、資金を一番多く出してもらった人に渡してもいいですし、送迎会の会計の足しにするのも誰も文句はないはずです。

まとめ

もしも送迎会の幹事になってしまったら、とりあえず差しさわりなく滞りなく無難に時間が過ぎてくれるのを当日ハラハラしながら過ごすのは苦痛ですよね。事前のプランニングをどこまでしっかりとしているかがカギとなりますので、主役である送り出される側の人が気持ち良く去っていける段取りに力を入れましょう。幹事を任されるということはある意味光栄なことです。十分に準備をして臨めば気持ちも楽ですよ。

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cotomo

投稿者: cotomo

眠い目をこすりながらも夜更かしするネット住民です。 (技術は伴っていなくても)気になったことを調べたりやってみたりして記事にするのが凄く好きです。

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